이제 12학년이 되는 학생들은 대학 진학 성공을 위해 대입 지원서 작성이라는 큰 산을 넘어야 한다. 대학들은 넘쳐나는 지원서를 리뷰하고 추려내며 토의하고 결정하는 과정을 거쳐야 한다. 지원자들의 희비가 엇갈리는 순간이다. 그렇다면 지원서가 전달된 후 대학 입학처에서는 무슨 일이 벌어지고 있는 것일까. 수험생이나 학부모 입장에서 대학들의 지원서 리뷰 과정을 재대로 이해하는 것은 좋은 지원서 작성에 필요한 정보이다. 대입 지원서 검토 단계는 다음과 같다.

    전국, 아니 전세계에서 몰려든 수많은 지원서들. 예전 같으면 대학 입학처에 지원서 더미가 쌓였겠지만 컴퓨터 시대인 요즘에는 디지털로 보관한다. 대학 입학 전형의 초기 단계에서부터 컴퓨터 시스템을 활용한다. 대학들은 지원자의 엄청난 정보들을 컴퓨터 시스템을 이용해 기록한다. 물론 컴퓨터 시스템은 지원자의 특정 서류가 미비된 것을 별도로 표시하고, 검토 준비가 된 지원서는 완료상태로 구분시킨다.

    입학 사정관들에게 보내기 전 수많은 지원서들이 선별되고 분류된다. 일반적으로 지원서는 학생의 출신지역에 따라 분류하는데 즉 같은 지역의 학생들과 비교 평가하게 되는 것이다. 입학처 사정관들은 전 세계, 미국의 각 지역들을 나눠 담당하는데 지원자가 유난히 많은 지역은 여러 사정관이 함께 담당한다. 예를 들어 지원자가 많은 남가주도 보통 몇 개의 지역으로 나뉜다.  지역별 입학 사정관은 지원서와 함께 학교 프로파일도 검토하게 된다. 사실 지원자들의 출신 고등학교를 따지자면 헤아릴 수 없이 많아 사정관들이 학교를 제대로 파악하기란 거의 불가능하다. 이런 점에서 고등학교 프로파일 정보는 지원서 리뷰 작업의 토대가 된다. 고등학교 프로파일과 함께 학교 카운슬러가 제공한 정보를 통해 사정관들은 평균 학점, 수강 과목 정보들을 알고 평가하게 된다. 만약 학교의 프로파일이 없는 상황에서 단순히 GPA 4.2, AP 코스 2~6개를 파악한다는 것은 쉽지 않다.

    입학 사정관들은 수많은 지원서들에 대해 점수를 매겨 걸러내게 된다. 학교마다 방식은 조금씩 다르다. 예를 들어 프린스턴은 5점 척도(5 point scale)의 학업 및 비학업 점수를 매기는데 최고는 1, 최저는 5로 붙이는 식이다. 스탠포드는 여러 카테고리로 나눠 측정하며 여기에는 시험점수, 고등학교 기록, 추천서, 비 학과목부문, 자기 소개서 등을 망라한다.

    선별을 거쳐 분류된 지원서들은 이제 사정관들의 리뷰단계에 들어간다. 리뷰는 한번이 아닌 2~3차례 이뤄지는 게 보통이다. 첫 리뷰는 객관적이고 공정한 평가를 내리기 위해 다양한 경험을 가진 사정관들이 담당한다. 일부 대학은 파트타임을 고용하기도 하는데 이중에는 갓 대학을 졸업한 사람도 있다. 보통 첫 리뷰 때 소요되는 시간은 10분 정도. 리뷰를 마친 지원서 파일에는 '합격(Accept)' ‘불합격(Deny)' '가능성 있는(Likely)' '가능성 없는(Unlikely)'이라는 사정관의 권고사항이 표기된다. 지원서가 처음 리뷰 된 후 바로 합격자 폴더로 넘어가는 일은 극히 드물다. 뉴욕대(NYU) 같은 학교는 첫 리뷰를 마친 후 사정위원회로 넘어가지만 다른 많은 명문대들은 추가로 한 두 차례의 리뷰를 더 거친다.

    두 번째와 세 번째의 리뷰는 첫 리뷰 평가에 대한 검증일 수도 있고 첫 사정관들이 찾지 못한 잠재력이나 가능성을 발견하거나 아니면 아주 다른 의견이 나올 수도 있다. 또 첫 리뷰에서 붙여진 권고사항이 정당한지, 리뷰에서 놓친 점은 없는지, 대학이 전형에서 중점을 두는 기준이 잘 반영되었는지 등이 확인되는 과정이다.
수많은 지원서를 리뷰하는 사정관들은 공정하고 객관적 평가를 하기 위해 특별한 훈련과 교육을 받은 사람들이지만 개인적 배경과 선호도가 일부 반영되기도 한다. 첫 번째와 두 번째, 혹은 세 번째까지의 리뷰가 사정관별로 이뤄진 것이라면 여러 명이 보는 팀 리뷰도 있다. 예를 들어 지원자가 늘고 있는 유펜이나 스와스모어 칼리지와 같은 학교는 입학 전형 절차를 더 효율적으로 진행하기 위해 팀 단위 지원서 리뷰를 실행하고 있다.

    모든 대학들이 약간 차이는 있겠지만 신입생 전형을 결정하는 입학사정위원회를 두고 있다. 입학사정위원회는 보통 대학 입학처의 산하로 입학처장 등이 주도한다. 최종적으로 입학사정관들에 의해 후보로 오른 지원서들은 입학사정위원회로 넘어가게 된다. 앞서 언급했듯 입학사정관들은 지원자에 대해 합격, 불합격 혹은 대기명단이라는 권고를 할 수 있다. 입학사정관들은 한 명씩 돌아가며 합격해야 할 지원자에 대해 설명하며 사정위원회는 지원자의 성적과 사정관들이 권고사항 등을 기준으로 토론과 협의를 거쳐 투표나 합의 방식으로 지원자에 대한 입학허가를 결정한다.